Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 16.2.2021

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Finnsvala Oy (0764063-3)
Yhteystiedot: Paanutie 4, 86710 Kärsämäki

Yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Onerva Aakko
Paanutie 4, 86710 Kärsämäki

Puhelin +358(0)400 686 699

E-mail: onerva@svala.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Asiakassuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen
  • Tilausten toimitus, käsittely ja arkistointi
  • Asiakkaan ja Finnsvala Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
  • Finnsvala Oy:n toiminnan ja palveluiden kehittäminen
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
  • Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen

Tietoja käsitellään asiakkaan ja Finnsvala Oy:n väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, svala.com-sivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Finnsvala | Asiakas- ja Markkinointirekisteri

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

4. Miten käytämme henkilötietojasi?

Käytämme tietojasi Finnsvalan tarjoamien palvelujen markkinoinnissa, niiden kehittämisessä sekä sopimusvelvoitteidemme täyttämisessä. Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Asiakkaan itsensä antamat ja henkilön tunnistamisen mahdollistavat tiedot:
  • sukunimi, etunimet, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja muut asiakaskohtaiset tiedot
  • puhelinnumero
  • henkilötunnus luottokaupassa
  • Maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset ja muut laskutustiedot
  • Tiedot asiakkaiden tilauksista, toimituksista, reklamaatioista ja palautuksista.
  • Suostumustiedot
  • Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Millä sivulla käyt
  • kuinka kauan viivyt sivustolla
  • Mitä kautta tulit sivustolle
  • Mitä linkkejä klikkaat
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
  • Laskutustiedot
  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa tuotteita svala.com-verkkokaupasta.

Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää Väestörekisteristä. Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti.

7. Siirretäänkö tai luovutetaanko tietojasi?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään.

Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme tai alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut konesali- ja pilvipalvelut, käyttämiemme IT-järjestelmien toimittajat sekä myynnin ja markkinoinnin tueksi ostetut ulkoiset palvelut.

Alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittujen, lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

Välitämme tietoja mm. seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Analytiikka- ja tilastointikumppaneille
  • Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
  • Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
  • Tuotteen toimittajalle, sähköisiä lisenssejä tai suoratoimitustuotteita tilattaessa
  • Laskuoperaattorille, kun maksutavaksi valitaan svala.com:n oma lasku
  • Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun tai osamaksun
  • Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
  • Kuljetusliikkeelle, jos valittu toimitustapa on kuljetus noutopisteeseen, lähimpään postiin tai perille asti
  • SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu
  • Sähköpostimarkkinointikumppaneille, jos asiakas on sallinut kohdennetun markkinoinnin

Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Kullekin taholle lähetetään vain palvelun toteutumisen kannalta välttämättömin tieto eikä näillä palveluntarjoajilla ole oikeutta käyttää tietojasi muuhun kuin palvelun toteuttamiseen. Kaikki tiedonsiirto tapahtuu salattujen yhteyksien kautta.

8. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti emme siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Käyttämämme verkkosivuston analysointipalvelu (Google Analytics) saattaa siirtää analysointitietoja EU:n ulkopuolelle. Google on kuitenkin sitoutunut Privacy Shield -järjestelyyn, joka takaa Euroopan komission hyväksymän, riittävän tietoturvan tason.

Samoin käyttämämme sosiaalisen median kanavat saattavat siirtää tietojasi EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle, mutta nekin ovat sitoutuneita Privacy Shield -järjestelyyn.

9. Miten tietosi turvataan?

Asiakastietoja sisältävän
järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain
erikseen sovitut työntekijät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja
salasana järjestelmään. Tietokannan henkilökohtaisten käyttöoikeuksien ja eri
käyttäjätasojen avulla käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien
hoidossa tarpeellisiin tietoihin.

Asiakasrekisteri ja sitä
käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa
konesaleissa. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti
kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia
yhteydenottoja vastaan. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja
käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille
vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta
pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Ilmaisemme henkilötietoja vain
luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella
sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee
sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen
lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo
vaitiolovelvollisuus.

Verkkosivustomme käyttää
TLS-salattua HTTPS-yhteyttä, jolloin kaikki henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa
suojattu. Selaimessa huomaat tämän vihreästä/harmaasta lukosta osoitepalkin
vasemmalla puolella. Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään
ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

Tietojen hallinnasta vastaa:

Finnsvala Oy (0764063-3)
Paanutie 4, 86710 Kärsämäki

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme tietoja tarvittavan ajan, jotta pystymme toteuttamaan tässä selosteessa mainitut käyttötarkoitukset. Passiiviseksi toteamamme asiakastilin henkilötiedot poistamme viimeistään viiden vuoden kuluttua aktiivisuuden päättymisestä. Joitain tietoja saatetaan säilyttää kauemmin, mikäli laki meitä siihen edellyttää.

Asiakkaan niin halutessa hänen
tietonsa voidaan poistaa tai anonymisoida. Poisto ja anonymisointi-toimenpide
on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakastilejä. Lainsäädäntö
tai maksamattomat velat saattavat joissain tapauksissa velvoittaa Finnsvala
Oy:tä säilyttämään osan asiakastiedoista anonymisointitoiveesta huolimatta.

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kirjanpitolaki määrittelee
    tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto
    henkilötietoja tai ei
  • Riittävien varmuuskopioiden ottaminen
    kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi,
    virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
  • Järjestelmien lokitietoa kerätään
    ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen
    ja turvallisen verkkokaupan asiakkaillemme
  • Kuluttajakauppaa koskevien
    vastuiden täyttäminen

11. Miten käytämme evästeitä?

Evästeet ovat pieniä
tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle /
päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme
hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman
käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Svala.com -internetsivut
hyödyntävät evästeitä sekä vastaavia selainteknisiä toimintoja. Näin pystymme
keräämään verkkokaupan käyttäjistä analytiikkaa ja tarjoamaan paremmin toimivan
verkkokaupan. Evästeitä käytetään mm. ostoskorin toiminnallisuuksiin ja
käyttäjän tunnistamiseen. Oletusarvoisesti selaimesi evästeet säilyvät yhden
kuukauden, ellet poista niitä erikseen. Evästeiden poistaminen onnistuu
selaimesi asetuksista.

Hyödynnämme evästeitä palveluidemme
ja verkkosivustomme kehittämisen ja  verkkosivuston käytön analysoimisen (Google
Analytics) lisäksi markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.
Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta
se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman
käyntikokemuksen. Kohdennamme markkinointia myös esim. Facebook Pixelin avulla.

Mikäli et halua verkkopalvelun
saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat
selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen). Voit estää
Google Analyticsiä keräämästä tietoja sinusta, tutustua tarkemmin tähän Googlen
verkkosivustolla. Huomaa kuitenkin, että tällöin verkkopalvelu ei välttämättä
toimi häiriöittä.

12. Millaisia oikeuksia sinulla on?

Oikeus saada pääsy
tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on oikeus tietää, mitä
tietoja henkilörekisteriin on sinusta tallennettu. Voit pyytää meiltä tietosi
tarkastettavaksi tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

Oikeus vaatia tiedon
oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Poistamme, oikaisemme tai
täydennämme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai
vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus käsittelyn
rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia
henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin,
kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii
henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa
vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan
teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus
poistetaan, ilmoitamme siitä rekisteröidylle.

Oikeus vastustaa
henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa sinua
koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole
olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka
käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot
järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on
itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman
suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada
tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus
siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Suostumuksen
peruuttaminen

Mikäli henkilötietoja käsitellään
rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa
suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille. Voit peruuttaa suostumuksesi tämän
selosteen kohdan ”Oikeuksia koskevat pyynnöt” kuvaamalla tavalla.

Oikeus tehdä valitus
valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Mihin voin toimittaa oikeuksia koskevat pyynnöt?

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja
pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittämällä
henkilöllisyystodistuksen tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen onerva@svala.com. Voimme tämän jälkeen olla
tarvittaessa sinuun puhelimitse yhteydessä, jotta varmistumme
henkilöllisyydestäsi.

Pyytämäsi tiedot voit noutaa
toimipisteestämme etukäteen sovittuna aikana. Voimme myös halutessasi toimittaa
tiedot salasanasuojattuna viestinä sähköpostilla. Salasana toimitetaan
tekstiviestillä matkapuhelimeen.

Vastaamme pyyntöihin yhden (1)
kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää
vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa
laissa säädetyllä perusteella.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

14. Tietojen antamisen pakollisuus

Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselostuksen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

15. Mistä löydän uusimman, voimassa olevan tietosuojaselosteen?

Palveluiden kehityksen ja
lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa
tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen
ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Tämä tietosuojaseloste korvaa
aikaisemman rekisteriselosteen. Päivitämme tähän osoitteeseen aina uusimman
tietosuojaselosteen.

© Finnsvala 2020 | Y-tunnus: 0764063-3